otomatisasi kantor

A. PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “otomatisasi” berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.  Otomatisasi perkantoran biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

B. KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN

Yang termasuk dalam empat kategori pemakai otomatisasi kantor, antara lain:

1. Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus).

3. Sekretaris

4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris.

C. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

Beberapa konsep otomatisasi kantor, antara lain :

  1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

  2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – Integrated Office Automation System)

  3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

  4. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D. MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

E. TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

 1.     Komunikasi Satu Arah (Simplex). Contoh : televisi

 2.     Komunikasi Dua Arah ( Duplex ) Contoh : Telepon

 3.     Komunikasi Semi Dua Arah ( Half Duplex )  Contoh :FAX

F. PERSONAL COMPUTER (PC) / KOMPUTER PRIBADI

souce: eza-style.blogspot.com

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja (pribadi), biasanya digunakan di rumah, kantor, toko bahkan dimana saja karena saat ini sudah tersedia PC dengan berbagai jenis dan harga yang terjangkau. Fungsi utama PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan data output (berupa data/iformasi) sesuai keinginan user (pengguna).Sistemnya terdiri dari tiga komponen, yaitu.

1. Hardware (Perangkat Keras)

2. Software (Perangkat Lunak)

3. Brainware

Hingga saat ini, komputer pribadi dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain:

1.  Komputer Desktop / Komputer Meja

2. Komputer Jinjing (Laptop)

Jenis-Jenis laptop antara lain:

a. Netbook

b. Mainstream

c.  Tablet PC

3. PDA (Personal Digital Assistant)

4. Wearable Computer

G. MACAM-MACAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Contoh aplikasi word processing adalah OpenOffice.org

2. Electronic Mail (e-mail) / Surat Elektronik (Surel)

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3. Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. Contoh softwarenya adalah Voice Connector

Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi.

4. Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menjadi pengingat (alarm) acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5. Audio Conferencing

Audio conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Contoh softwarenya adalah FireWire

6. Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu :

a. Video satu arah dan audio satu arah

b. Video satu arah dan audio dua arah

c. Video dan audio dua arah

Pengaplikasiannya  melaui Webcam. Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera

7. Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Contoh aplikasi sama seperti Audio Conferencing.

8. Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9. Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10. Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.

Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya adalah situs penyedia seperti photobucket.

11. Desktop Publishing

Desktop publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Contoh aplikasinya Microsoft Office Publisher.

REFERENSI

Ardianysah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya. pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Gudangropy. 2011. Otomatisasi Perkantoran. gudangropy.blogspot.in/2011/06/otomatisasi-perkantoran.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Putra, Candra Adi. 2013. Wearable Computer. www.candra.web.id/2013/02/28/wearable-computer/. Diakses 21 Maret (21.30)

Rahman, Saiful. 2013. Otomatisasi Kantor. http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Otomatisasi-Kantor.pdf. Diakses 20 Maret 2015 (09.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Komputer jinjing.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_jinjing. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Komputer meja.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_desktop. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Komputer pribadi.   id.wikipedia.org/wiki/Komputer_pribadi. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Pembantu digital pribadi. id.wikipedia.org/wiki/Pembantu_digital_pribadi. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Tekelomunikasi. id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi. Diakses 21 Maret (21.00)